Outsourcing inwentaryzacyjny. Pomysł na nową karierę konsultanta?

Konieczność inwentaryzacji majątku jednostki z jednej strony wynika wprost z wymogów polskiego prawa bilansowego (tj. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości), z drugiej strony inwentaryzacja jest świetną formą kontroli wewnętrznej, weryfikującą stan ilościowy posiadanego majątku, jak  i jego wartość. Spis z natury należy przeprowadzać regularnie, ale co ważniejsze, warto zrobić to efektywnie, kompletnie i dokładnie, osiągając określone cele i założenia tego procesu.

Dostrzega się w ostatnim czasie wzmożone zainteresowanie ze strony klientów rozwiązaniami w zakresie szeroko rozumianych procesów inwentaryzacji. Czy warto współpracować z firmą zewnętrzną w ramach outsourcingu procesu inwentaryzacji?

Efektywne przeprowadzenie inwentaryzacji zarówno składników rzeczowego majątku trwałego,  jak i zapasów jest ważnym procesem dla przedsiębiorstwa. Planowanie w ramach fazy przygotowawczej, przeprowadzenie inwentaryzacji, a następnie poprawne rozliczenie jej wyników wymaga odpowiednich zasobów ludzkich – osób posiadających doświadczenie w realizacji spisu z natury na etapie liczenia, jak i osób posiadających doświadczenie w planowaniu i zarządzaniu całym procesem.

Korzyści jakie można osiągnąć poprzez outsourcing procesu inwentaryzacji:

• proces inwentaryzacji jest realizowany przez zespół ludzi o dużej wiedzy i doświadczeniu zdobytym w trakcie przeprowadzonych podobnych projektów inwentaryzacyjnych;
• atutem procesu outsourcingu świadczonego przez firmy doradcze jest dostęp do fachowej wiedzy księgowej i podatkowej w zakresie m.in opracowania procedur inwentaryzacji, określenia zasad ewidencji składników rzeczowego majątku trwałego, określenia stawek amortyzacji, opracowania testów na trwałą utratę wartości aktywów czy zweryfikowania podstaw naliczania podatku od nieruchomości;
• doświadczony dostawca usług inwentaryzacyjnych dysponuje sprawdzoną metodologią przeprowadzania procesu inwentaryzacji składników majątku trwałego w odniesieniu do wszelkiego rodzaju pozycji majątku; 
• dostawca posiada zazwyczaj dedykowane narzędzia informatyczne służące do efektywnego przeprowadzenia procesu spisu oraz rozliczenia jego wyniku względem ksiąg spółki; obecnie spisy wykonywane są z wykorzystaniem  terminali do odczytu kodów kreskowych/kodów RFID tak, aby maksymalnie przyśpieszyć i zautomatyzować proces spisu. 
• rolą dostawcy usługi jest opracowanie pełnej dokumentacji procesu inwentaryzacji:
  – etap planowania – opracowanie harmonogramu realizacji prac spisowych oraz ewidencji danych wejściowych dla potrzeb realizacji prac spisowych;
  – etap spisu – opracowanie kompletnej dokumentacji inwentaryzacji tj. protokołów rozpoczęcia i zakończenia prac spisowych oraz kompletu arkuszy inwentaryzacyjnych (w formie papierowej lub elektronicznej);
  – etap rozliczenia – rozliczenie wyniku inwentaryzacji do ksiąg rachunkowych spółki; ten proces często bywa żmudny i czasochłonny, niemniej jednak poprzez zastosowanie odpowiedniej metodologii spisu oraz narzędzi pracy, etap rozliczenia (uwzględniając procedury weryfikacji błędów/braków), może zostać przeprowadzony w sposób sprawny i efektywny.
• proces inwentaryzacji jest koordynowany przez doświadczonego managera projektu, który jest w stanie rozwiązać wszelkie problemy merytoryczne;
• dostawca usługi zapewnia odpowiednią liczbę uczestników procesu inwentaryzacji tak, aby proces ten w minimalnym stopniu kolidował z codziennymi zadaniami realizowanymi przez organizację, oraz aby mógł zostać przeprowadzony zgodnie z ustalonym harmonogramem prac.
• w ramach przeprowadzanej procedury inwentaryzacji zespół spisowy może wykonać dodatkowe zadania weryfikacyjne; takie zadania mogą polegać m.in. na zweryfikowaniu stanu użytkowego składnika majątku, określeniu jego przydatności lub kwalifikacji składnika majątku do planu likwidacji, zweryfikowaniu poprawności przyjętej stawki amortyzacji, wykonaniu dokumentacji fotograficznej, określeniu koordynaty lokalizacyjnej majątku znajdującego się w terenie czy zebraniu innych informacji istotnych z punktu widzenia biznesowego wykorzystania danego składnika majątku;
• nasze doświadczenia wskazują, iż świadomi inwestorzy już na etapie realizacji zadań inwestycyjnych angażują doradców w celu rozliczenia inwestycji budowlanej; efektem takiego projektu jest opracowanie rejestru środków trwałych wraz z określeniem wartości początkowej i podatkowej środka trwałego, określenie stawek amortyzacji dla celów podatkowych i bilansowych oraz opracowanie danych dla celów naliczenia podatku od nieruchomości; ostatnim elementem takiego procesu jest przeprowadzenie inwentaryzacji powykonawczej wraz z oznakowaniem składników majątku przy pomocy etykiet z kodem kreskowym lub kodów RFID;
• dostawca kompleksowych usług outsourcingowych w zakresie inwentaryzacji będzie w stanie także przeprowadzić szkolenia z zakresu metodologii przeprowadzania inwentaryzacji skierowane do zespołów spisowych oraz osób odpowiedzialnych za nadzór i koordynacje inwentaryzacji w jednostce organizacyjnej klienta.

Obserwując potrzeby rynku dostrzegamy, iż oprócz standardowych procesów inwentaryzacji określonych w art. 26 Ustawy o rachunkowości coraz większą rolę odgrywa proces inwentaryzacji realizowany na rzecz funkcji: planowania, efektywnego zarządzania sprzedażą, optymalizacji podatkowej lub weryfikacji poprawności wewnętrznych procedur kontrolnych. Przykładami tego typu procesów mogą być:

• spis powierzchni komercyjnej według branż sprzedażowych realizowany w ramach procesu optymalizacji funkcji dotowarowania/replenishment’u w sieci sklepów handlowych;
• przeprowadzenie inwentaryzacji taboru kolejowego składającego się z kilku tysięcy mobilnych wagonów i lokomotyw w celu ich oznakowania etykietą z kodem kreskowym, wykonania dokumentacji fotograficznej oraz zweryfikowaniu fizycznego stanu tej grupy aktywów;
• zmiana procesu inwentaryzacji zapasów z trybu jednorazowego na tryb ciągły; celem zmiany było zachowanie ciągłości sprzedaży zwłaszcza w kanale internetowym w ostatnich dniach roku, w których do tej pory magazyny klienta były zamknięte ze względu na kilkudniowy proces inwentaryzacji blisko 5 mln pozycji zapasów;
• inwentaryzacja kilku tysięcy budynków i budowli na terenie całej Polski w celu ustalenia poprawności zasad i optymalnego podejścia w zakresie naliczenia podatku od nieruchomości;
• rozliczenie inwestycji budowlanych w celu opracowania rejestru środków trwałych, ustalenia wartości początkowej składników majątku oraz stawek amortyzacji w ujęciu bilansowym i podatkowym, ale również ustalenie podstaw naliczenia podatku od nieruchomości oraz przeprowadzenie inwentaryzacji powykonawczej wraz z oznakowaniem środków trwałych etykietą z kodem kreskowym;
• inwentaryzacja zapasów połączona z audytem operacyjnym w magazynach regionalnych, magazynkach przedstawicieli handlowych i przeprowadzeniem wywiadów w sklepach klientów pod kątem weryfikacji poprawności funkcjonowania procesu wydawania towarów gratisowych i materiałów marketingowych;
• przeprowadzenie inwentaryzacji oraz audytu śledczego w zakresie obrotu paletami zwrotnymi; istota obrotu paletami zwrotnymi sprawia, iż wiele podmiotów ma problem z ich poprawną ewidencją, rozliczeniem z kontrahentami oraz kradzieżami przez nielojalnych pracowników/kierowców;
• wdrożenie dedykowanego narzędzia informatycznego FlexiAssets, w celu zapewnienia sprawnej ewidencji nad migrującymi składnikami majątku (np. meble, sprzęt informatyczny) w przypadku organizacji posiadających rozproszone struktury terytorialne i odpowiedzialność materialną pracowników.

Doświadczony partner w ramach outsourcingu procesu inwentaryzacji będzie w stanie obsłużyć potrzeby klienta zarówno w zakresie procesów inwentaryzacji wymaganych ustawą o rachunkowości, jak i w zakresie tych procesów inwentaryzacji, które posiadają uwarunkowania natury biznesowej.

---

Karol Plewa – manager MDDP Business Consulting. Z MDDP jest związany od 2006 roku. Na przestrzeni tych lat elastycznie realizował projekty z obszarów: MDDP Business Consultingu (optymalizacja procesów biznesowych i księgowych, optymalizacji kosztów, budżetowanie, restrukturyzacje, tworzenie strategii, doradztwo w obszarze human resources) oraz MDDP Finance and Accounting Solutions (audyty operacyjne, inwentaryzacje, rozliczanie inwestycji budowlanych, due diligence). Głównymi obszarami kompetencji Karola Plewy są optymalizacja procesów biznesowych, audyt operacyjny, inwentaryzacje oraz rozliczanie inwestycji budowlanych. Jest absolwentem studiów doktoranckich z zakresu Ekonomii na Uniwersytecie Gdańskim, posiada również kwalifikacje Diploma in Advanced Accounting and Business (część certyfikatu ACCA).

MDDP Business Consulting działa w ramach grupy MDDP i oferuje szeroki zakres usług od wypracowywania i wdrażania strategii, przez kompleksowe wsparcie zarządzania finansami, po optymalizację procesów, zarządzanie zmianą i wsparcie w redukcji kosztów na poziomie operacyjnym. Więcej informacji na stronie:
www.mddp-bc.pl/know-how/inwentaryzacje