Jak wspomagać system nerwowy organizacji, czyli o optymalizacji procesów biznesowych

BPM (business process management) to całościowe podejście do zarządzania, koncentrujące się na optymalizacji procesów, promujące skuteczność i efektywność firmy, a także jej stałe dążenie do innowacji i tym samym integrację z technologią. Dobrze prowadzony BMP umożliwia firmom łatwiejsze dostosowywanie się do zmian rynkowych, zmieniających się zachowań konsumentów i konkurencji, wymagań regulacyjnych, a także może być źródłem istotnej przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa.

O rozwoju BPM w Polsce dyskutowali uczestnicy konferencji BPM Trends, którą w Warszawie zorganizowała firma Pure Conferences. W trakcie konferencji prelegenci nie tylko omawiali najnowsze teoretyczne ujęcia BPM, w tym sposób planowania rozmaitych usprawnień w organizacji w oparciu o analizę jej zdolności i funkcji, ale także zaprezentowali case studies z różnych dziedzin gospodarki.

Bardzo ciekawe dane przywołał przedstawiciel EY, Jacek Nieckuła: otóż według prezentowanych przez niego statystyk straty poniesione w przedsiębiorstwach w związku z niską jakością danych to aż 20 do 30% przychodów z działalności operacyjnej. Tak wysokie koszty muszą pokryć firmy, aby odzyskać dane z niewydolnych procesów oraz dokonać ich naprawy. Liczby te pokazują potencjał BPM i skalę oszczędności, jakie można wygenerować usprawniając i automatyzując procesy oraz rozwijając na ich podstawie aplikacje procesowe.

Na konferencji przedstawione zostały także konkretne narzędzia usprawniające realizację procesów w organizacjach. Dobrym przykładem jest aplikacja Amodit, czyli system obiegu dokumentów, stosujący nowatorską metodę adaptacyjnego modelowania procesów. Zastosowane w niej elementy sztucznej inteligencji, jak przewidywanie zachowań użytkowników, analiza tekstu wprowadzonych dokumentów czy wykrywanie nietypowych sytuacji pozwala – zdaniem twórców rozwiązania – w łatwy sposób zarządzać przepływem informacji w organizacji.

Inną aplikacją, która wzbudziła zainteresowanie uczestników konferencji, był Process Guide - elektroniczny system wsparcia (electronic Performance Support System, ePSS). Działa on jak wirtualny asystent: towarzyszy użytkownikom w codziennej pracy i kontekstowo prowadzi ich przez procesy i procedury realizowane z wykorzystaniem rozmaitych aplikacji informatycznych. Zamiast więc pytać współpracownika, tracić czas na przeszukiwanie dokumentacji IT lub angażować help-desk, użytkownik po prostu klika ikonę w stale obecnym na jego monitorze panelu ePSS, a właściwa informacja, kontekstowo dopasowana wskazówka czy podpowiedź wyświetla się na jego ekranie.

Twórcy systemu widzą w nim technologiczną odpowiedź na rosnącą liczbę skomplikowanych procesów realizowanych w organizacjach oraz wzrost stopnia zaawansowania środowiska informatycznego. Zastosowanie ePSS oznacza dla organizacji duże oszczędności m.in. przy wdrożeniach IT, poprzez znaczące zmniejszenie liczby zapytań do help-desku oraz ograniczenie liczby szkoleń z obsługi aplikacji. Więcej informacji na temat Process Guide’a można znaleźć na stronie tmt.edu.pl.

Organizator konferencji, firma Pure Conferences, zapowiada kontynuację cyklu wydarzeń związanych z tematyką zarządzania procesami i zaprasza na kolejne konferencje. Serwis KarierawFinansach.pl będzie patronować wybranym najciekawszym wydarzeniom.