Jak poszukiwać obszarów nieefektywności i podejść do usprawnienia procesów logistycznych

Współczesny klient jest coraz bardziej wymagający; wymaga nie tylko coraz wyższej jakości produktu, ale i obsługi. W związku z tym organizacje muszą tak dostosować własne procesy, aby przy racjonalnym poziomie kosztów sprostać tym oczekiwaniom. Odpowiedzialność za realizację zamówień (na czas, w pełnym wymiarze i bez błędów) spoczywa na logistyce. Wiąże się to z koordynacją wielu działań – od logistyki zaopatrzenia, poprzez magazynowanie, logistykę wewnętrzną, do logistyki sprzedaży  (w tym również transport). W związku z tym na logistyce spoczywa odpowiedzialność zarówno za relacje z klientem, jak i efektywność kosztową i operacyjną przedsiębiorstwa. 

Niejednokrotnie w pracy zawodowej spotykaliśmy się z sytuacjami, kiedy to utarte schematy działania pracowników firm przeistaczały się w mniej lub bardziej sformalizowane procesy. W wielu przypadkach jest to naturalną konsekwencją spontanicznych, nieskoordynowanych działań pracowników organizujących sobie pracę w ramach przydzielonych zadań. Jednak z czasem drobne z początku nieefektywności nawarstwiają się. Dodatkowo, rosnąca skala biznesu sprawia, że wszelkie pomyłki czy niedociągnięcia mogą przerodzić się w wielotysięczne straty. Jest to zarazem moment, w którym spojrzenie z lotu ptaka i poukładanie na nowo lub nawet wprowadzenie pojedynczych usprawnień w procesach może pozwolić na wygenerowanie znacznych oszczędności. 

Gdzie zatem poszukiwać potencjalnych nieefektywności i jak wypracować lepsze rozwiązania? Poniżej prezentujemy typowe obszary w logistyce, które należy poddać szczególnie wnikliwej analizie.
 

Organizacja pracy

Dobrze jest rozpocząć pracę od dokładnego poznania całego procesu. W przypadku bardziej zaawansowanych projektów wskazane jest mapowanie procesów: na początku tak, jak one wyglądają w danej chwili (tzw. as is), a następnie, na zakończenie projektu, przygotowanie docelowych map procesów (tzw. to be). Jednak nie zawsze jest to niezbędne. Wówczas dla zrozumienia bieżącej sytuacji wystarczy krok po kroku prześledzić pełny proces. Wiąże się to z przeprowadzeniem szeregu rozmów z osobami wykonującymi poszczególne zadania. W trakcie tych wywiadów najistotniejszą sprawą jest to, w jaki sposób dany pracownik pozyskuje informacje do swojej pracy, co dokładnie wykonuje w ramach obowiązków oraz w jaki sposób przekazuje informacje dalej. Jest to też dobry moment, by poznać opinie osób bezpośrednio związanych z procesem na temat tego, jakie problemy oni dostrzegają oraz co pomogłoby im w efektywniejszym wykonywaniu pracy. 

Ten etap pozwala na identyfikację nieefektywności w organizacji pracy związane m. in. z obiegiem dokumentów, przepływem informacji, komunikacją, brakiem odpowiedniego wsparcia IT itp. Jest to też etap, który pozwala na zapoznanie się z informacjami, które gromadzi spółka oraz przeanalizowanie dostępnych danych liczbowych.
 

Minima logistyczne

Z uwagi na to, że wielkość, częstotliwość i złożoność zamówień jest bezpośrednio związana z liczbą i skomplikowaniem operacji logistycznych, a co za tym idzie i z kosztami, należy przyjrzeć się strukturze klientów i zamówień. Dzięki temu pojawia się możliwość zidentyfikowania wysyłek nierentownych i podjęcia negocjacji z kontrahentami celem ustalenia lub renegocjacji minimów logistycznych. W przypadku wypracowania inicjatyw usprawniających związanych z wprowadzeniem zmian w uzgodnieniach z klientami, konieczna będzie współpraca z działem sprzedaży, dlatego warto dla zobrazowania problemu przygotować analizę prezentującą nieefektywność bieżącego modelu współpracy np. ukazującą konsumpcję marży przez koszty logistyki (np. koszty transportu).

 

Wykorzystanie środków transportu

Koszty transportu stanowią zasadniczą część kosztów logistyki, dlatego należy przeanalizować, czy wykorzystywany „miks” środków transportu i planowanie tras i załadunków są optymalne, a cenniki z dostawcami 3PL porównać z ofertami rynkowymi. Jeśli firma posiada flotę własną, warto przeprowadzić ćwiczenie porównujące koszt transport własnego z transportem zewnętrznym (drobnica, spedycja).

 

Magazynowanie

W obszarze magazynowania głównym kosztem są koszty pracy. Należy zatem przyjrzeć się efektywności pracy poszczególnych magazynierów, ich systemowi motywacyjnemu oraz przeanalizować procesy magazynowe w poszukiwaniu wąskich gardeł i czynności zbędnych. Może się bowiem okazać, że to specyficzna budowa magazynów powoduje przestoje i kolejki. W takim przypadku należy rozważyć rearanżację magazynu. Może się również okazać, że bieżący proces wymaga wielu powtarzalnych, ręcznie nanoszonych informacji na dokumenty papierowe, co byłoby łatwe do wyeliminowania poprzez wdrożenie odpowiedniego rozwiązania IT.

 

Podsumowując, optymalizacja procesów logistycznych nie musi być projektem bardzo złożonym i wymagającym zaawansowanej wiedzy specjalistycznej, lecz wymaga podejścia zdroworozsądkowego i wnikliwości, pozwalającej dotrzeć do sedna problemu. Eliminacja źródeł nieefektywności, nawet jeśli są one niewielkie, w skali całego przedsiębiorstwa może zaowocować znacznymi oszczędnościami. Zarządzanie procesami to ciągły proces, a wychwytywanie nieefektywności, ich eliminacja oraz wprowadzanie usprawnień są jego elementem.

---

Marcela Osorio-Niewiadomska jest Starszym Konsultantem w MDDP Business Consulting.