Ich system pracy i zarządzania nią wygląda zupełnie inaczej niż kilka czy kilkanaście lat temu. Dziś księgowość jest innowacyjna, a narzędzia używane przez księgowych oparte o najnowsze technologie, które nie tylko ułatwiają, ale i przyspieszają pracę, czyniąc ją jeszcze bardziej efektywną. Jak więc wykorzystać zrewolucjonizowany świat księgowości i sprostać dynamicznemu rozwojowi rynku, który nie przestaje zaskakiwać?
Wymagania klientów
To oczywiste, że wraz z rozwojem technologii i nauki, oczekujemy od życia o wiele więcej. Klienci są coraz bardziej świadomi i oczekują najwyższej jakości obsługi, dlatego tak ważne jest, aby przedstawione im rozwiązania spełniały ich oczekiwania. Nowoczesne narzędzia pozwalają osiągnąć ten cel bez problemów i komplikacji, których do tej pory nie dało się uniknąć. Mnóstwo pojawiających się niedogodności związanych z komunikacją z klientami, problemy z dostarczaniem i wprowadzaniem faktur i nadmiar papierowego obrotu dokumentów, to tylko kilka z niewielu czynników świadczących o tym, że księgowość 1.0 raz na zawsze powinna ustąpić swojej ulepszonej i funkcjonalnej następczyni – księgowości 2.0. Współczesny księgowy to osoba, która nie tylko jest profesjonalistą w swoim zawodzie, odnajdującą się w przepisach, ale i sięgającą po najnowocześniejsze rozwiązania, dzięki którym nie tylko zoptymalizuje swój czas pracy, ale i sprosta stawionym przed nim wymaganiom.
Komunikacja z klientem
Pierwsze skojarzenie, które przychodzi na myśl i wydaje się być oczywistym rozwiązaniem, to email. I choć narzędzie to wykorzystywane jest od dawna i dla wielu wciąż jest przydatne, nowoczesne technologie zweryfikowały funkcjonalność maila i godnie go zastąpiły, usprawniając działania księgowe. W jaki sposób? Do tej pory problemy z pocztą internetową nie ograniczały się jedynie do nadmiernej ilości wiadomości od różnych klientów, które po pewnym czasie były tak wymieszane, że trudno było odnaleźć jakąkolwiek ważną informację. Niestety skrzynka mailowa nie jest miejscem, w którym można określić, na którym etapie znajduje się dana sprawa i czy tak naprawdę informacje o niej są dobrze zabezpieczone.
Zobacz oferty pracy w księgowości »
Z tego właśnie powodu pojawiły się rozwiązania, będące odpowiedzią na wszystkie problemy związane z komunikacją z klientami. Specjalistyczne systemy stworzone są przede wszystkim z myślą o konkretnych i indywidualnych rodzajach komunikatów, będących przedmiotem wymiany pomiędzy biurem a klientem (rozliczenia księgowe, faktury, dokumenty). Tego typu informacje są za każdym razem szyfrowane, dzięki czemu każda wiadomość czy komunikat są bezpieczne i objęte pewnością, że nie dotrą do niepowołanych rąk. Dzięki takim rozwiązaniom, organizującym komunikację z klientem, kontakt z nim będzie o wiele łatwiejszy i przystępny, ponieważ wszystkie związane z nim kwestie będą dokładnie uporządkowane. Ponadto, w przeciwieństwie do maila, tego typu systemy nie powiązują spraw klientów z tematami zupełnie od nich odbiegającymi, w efekcie czego tak częsty do tej pory chaos w skrzynce odbiorczej zastąpi pełna organizacja i usystematyzowanie.
Odczytywanie faktur
Codzienne księgowanie, wpisywanie, uzupełnianie i poprawianie faktur to czynności bieżące każdego księgowego. To ciężka praca pracowników biur rachunkowych, która musi być wykonana z największą precyzją. Aby pomóc bezpośrednio księgowym, pojawiły się nowoczesne systemy do odczytywania faktur, które stały się poniekąd dodatkowym "pracownikiem" usprawniającym cały proces księgowania faktur. Automatyzacja pracy w księgowości stała się faktem, który znacząco poprawia jej jakość i funkcjonalność, a z minimalną pomocą człowieka są w stanie o wiele efektywniej wykonać konkretne zadanie. Nie tylko odczytują dane o dostawcy, numer faktury czy podane kwoty, ale pozwalają na szybką weryfikację i kategoryzację dokumentów. W efekcie przygotowane dane są gotowe do importu do programu księgowego, a stworzone elektroniczne archiwum dokumentów jest dostępne nie tylko dla pracowników biura rachunkowego, ale i księgowego oraz klientów. Praca w takich warunkach jest usprawniona, o wiele bardziej wydajna i niesie za sobą redukcję kosztów związanych z wprowadzaniem dokumentów.
Zobacz oferty pracy w księgowości »
Wyciągi bankowe
Głównym celem nowych trendów w księgowości jest przede wszystkim ułatwianie pracy i zwiększenie jej wydajności. Jednym z elementów mających na to wpływ są integratory do wyciągów bankowych. Dzięki nim wyciągi bankowe są pobierane w odpowiednim formacie (najczęściej MT940), a następnie automatycznie wczytywane do programu księgowego. Takie rozwiązania, generowane przez większość banków elektronicznych, dają możliwość zrezygnowania z ręcznego „wklepywania” wyciągów bankowych, a cały proces zostaje mocno przyspieszony, ułatwiony i zautomatyzowany.
Elektroniczny obieg dokumentów
Jak dzisiaj wygląda obieg faktur pomiędzy firmą a biurem rachunkowym? Zanim trafi ona z punktu A do punktu B, musi przejść przez szereg procesów akceptacyjnych, polegających na podpisach, opisach czy pieczątkach. Wszystkie dane zapisywane są najczęściej bezpośrednio na papierowej fakturze, przez co proces ich zbierania zajmuje dużo czasu, a sam dokument trafia do księgowania ze znacznym opóźnieniem. Najnowszy trend w księgowości polega na elektronicznym obiegu dokumentów. Wszystkie nanoszone informacje dokonywane są elektronicznie. To klient uruchamia procedurę poprzez opracowanie dokumentu w systemie. Natomiast księgowość ma do niego dostęp już od pierwszego momentu, mając pełną informację o tym, na jakim etapie jest dokument i kiedy może zostać zaksięgowany. W efekcie każdy użytkownik nadane ma specjalne uprawnienia, dzięki którym może dokonywać potrzebnych opisów i akceptacji. Gotowy i przesłany dokument zostaje zaimportowany w biurze rachunkowym bezpośrednio do programu księgowego, a księgowy może rozpocząć swoją pracę.
Bo liczy się czas
To niesamowite, jak bardzo cenny jest czas i jak bardzo nie zdajemy sobie sprawy z tego, ile go niepotrzebnie tracimy. Wciąż żyjemy w pędzie, wszędzie się spieszymy i mamy do wykonania zadania "na wczoraj". Niesłabnący rozwój technologii i nauki przyzwyczaił nas do tego, że chcąc nie chcąc musimy być o krok przed konkurencją i wciąż dopasowywać się do najnowszych trendów. Próbujemy lepiej zorganizować sobie czas, ale nie zawsze efekty nas zadowalają. Aby wyjść naprzeciw takim problemom, pojawiły się systemy do zarządzania czasem pracy pracowników biura. Są one nowym trendem i w fazie ciągłego rozwoju, ale ich głównym celem jest takie zorganizowanie czasu pracy, aby wykonywana była ona maksymalnie wydajnie przy minimalnym nakładzie czasu. Tego typu systemy rejestrują, jak dużo czasu spędza pracownik nad daną sprawą i na tej podstawie fakturują klienta, a także mają możliwość wbudowanych kalendarzy, dzięki którym mogą organizować spotkania z klientami. Wszystko po to, aby praca księgowego szła wraz z duchem czasu i była jak najlepiej zorganizowana.
Dlaczego to takie ważne?
Digitalizacja życia codziennego niesie za sobą mnóstwo konsekwencji, zarówno tych negatywnych, ale również i pozytywnych. To właśnie dzięki nim na rynku pojawiło się mnóstwo narzędzi, które swoim działaniem usprawniają i przyspieszają wiele procesów, dzięki czemu praca jest nie tylko wydajna, ale i zoptymalizowana. Te systemy nie ominęły księgowości, która obecnie pochwalić się może najnowocześniejszymi i rewolucyjnymi rozwiązaniami, które nie pozwalają na stagnację tej dziedziny i sprawiają, że oferty biur są atrakcyjniejsze, innowacyjne, ale przede wszystkim niezwykle potrzebne.
Krzysztof Wojtas – magister inżynier informatyki na Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie. Prezes firmy BrainSHARE IT, producenta systemu SaldeoSMART (www.saldeosmart.pl) do odczytywania danych z dokumentów zintegrowanych z popularnymi systemami księgowymi oraz systemami ERP. Specjalista i architekt rozwiązań informatycznych z zakresu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z automatyzacją procesów księgowania.
Tagi
Autor
Krzysztof Wojtas
